11

ш

\-

/

СМК-П-2.407-2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

УТВЕРЖДАЮ
директор ГЫ 1(')У БРПК

MLlf

С .Ц.Нимбуева

(подпись)

« .3

»

2023 г.

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

ПОЛОЖЕНИЕ
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»
СМК -П - 2.4 - 07 - 2023 (02.01)
Версия 4.0

Улан-Удэ, 2023
Версия 4.0

Стр. 1 из 10

СМК-П-2.407-2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

ПРЕДИСЛОВИЕ
1

ПОДГОТОВЛЕНО

ГБПОУ БРПК

2

ВНЕСЕНО

учебным отделом

3

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора №

4

СООТВЕТСТВУЕТ

требованиям СМК - ДП - 4.2.3 - 2022

5

ВВЕДЕНО

взамен положения СМК-П-4.2.3-14-2021-(02.01) О порядке

от « J

2023 г.

формирования, ведения и хранения личных дел студентов от
09.09.2021 г.
6

ДАТА ВВЕДЕНИЯ

J Р А/Ш СГ/-Ч

7

СРОК ДЕЙСТВИЯ

до замены новым

2-

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

СОДЕРЖАНИЕ

№

Название раздела

Стр.

раздела
Предисловие

2

Содержание

3

1

Общие положения

4

2

Формирование личных дел обучающихся

4

3

Ведение личных дел обучающихся в период обучения

5

4

Хранение личных дел обучающихся

7

Лист согласования

8

Лист регистрации изменений

9

Лист рассылки

10

Версия 4.0

Стр. 3 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с положениями
Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации», Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»,
приказа Министерства просвещения РФ от 24 августа 2022 г. № 762 «Об утверждении
Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по образовательным
программам среднего профессионального образования», приказа Министерства
здравоохранения РФ от 12 ноября 2021 г. № 1051н «Об утверждении Порядка дачи
информированного добровольного согласия на медицинское вмешательство и отказа от
медицинского вмешательства, формы информированного добровольного согласия на
медицинское вмешательство и формы отказа от медицинского вмешательства», Устава
Государственного бюджетного профессионального образовательного учреждения
«Бурятский республиканский педагогический колледж» (далее – ГБПОУ БРПК, колледж) и
регламентирует порядок формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся в
ГБПОУ БРПК.
1.2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих необходимые
сведения об обучающемся.
1.3. Личные дела формируются для отражения фактов приёма, перевода и
отчисления обучающихся.
1.4. Обучающийся в Колледже имеет право свободного бесплатного доступа к своим
персональным данным, содержащимся в личном деле, включая право на получение копий
любой записи, содержащей персональные данные обучающегося, за исключением случаев,
предусмотренных федеральным законом.
1.5. Информация из личного дела обучающегося относится к персональным данным
и не может быть передана третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных
законодательством.
2. Формирование личных дел обучающихся
2.1. Формирование личных дел производится:

при приеме лиц, поступающих на обучение (далее – абитуриенты), –
приемной комиссией колледжа в соответствии с действующими Правилами приема и
Положением о приемной комиссии. Ответственность за формирование и ведение личных
дел возлагается на технических секретарей приемной комиссии, назначенных приказом
директора колледжа;

при зачислении лиц, принимаемых на обучение в порядке перевода из других
организаций, осуществляющих образовательную деятельность, восстановлении на
обучение лиц, отчисленных из колледжа, – кураторами групп, в которые зачисляются
указанные лица.
2.2. На основании изданного приказа о зачислении на обучение приемная комиссия
до начала учебного года передает сформированные личные дела лиц, зачисленных на
обучение, в учебный отдел.
Личные дела лиц, не зачисленных в колледж, хранятся в приемной комиссии в
течение шести месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Невостребованные личные документы хранятся в архиве колледжа (далее – архив) 75 лет.
Версия 4.0

Стр. 4 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

2.3. К моменту передачи личного дела из приёмной комиссии в учебный отдел оно
должно содержать следующие обязательные документы:

заявление о приеме в колледж;

согласие на обработку персональных данных;

согласие на зачисление;

информированное добровольное согласие на медицинское вмешательство;

документ об образования государственного образца (оригинал);

копия документа, удостоверяющая личность, гражданство;

копия СНИЛС (при наличии);

4 фотографии 3*4 или 2,5*3,5;

медицинская справка 086у (оригинал или заверенная копия);

экзаменационные билеты (специальностей по которым предусмотрены
вступительные испытания);

копии документов, подтверждающих право на льготный или иной порядок
поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решение
суда и лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства,
копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и пр.);

заверенный в установленном порядке перевод на русский язык документа
иностранного государства об образовании и приложения к нему (для иностранных
граждан);

свидетельство о признании иностранного образования (для иностранных
граждан в случае необходимости подтверждения уровня образования, получаемого за
рубежом, российскому в соответствии со статьей 107 Федерального закона от 29.12.2012 г.
№ 273-ФЗ «Об образовании в РФ).
2.4. Учебный отдел передает личные дела, студенческие билеты и зачетные книжки
кураторам для их дальнейшего ведения.
Подлинник документа об образовании государственного образца, на основании
которого абитуриент поступил в колледж, изымается куратором группы из личного дела,
регистрируются в отдельном журнале с присвоением порядкового номера и передается в
учебный отдел для хранения. Он выдается обучающемуся секретарем учебной части по
окончании обучения либо в случае отчисления или перевода в другую образовательную
организацию.
2.5. Личные дела обучающихся формируются в скоросшиватели с файлами. Лицевая
сторона представляет собой личную карточку обучающегося.
2.6. При зачислении лиц, принимаемых на обучение в порядке перевода из других
организаций, осуществляющих образовательную деятельность, куратор формирует личное
дело, в которое кроме документов, предусмотренных в п.2.3 настоящего Положения,
должна быть вложена академическая справка, выданная образовательной организацией, в
котором обучался поступающий ранее и график ликвидации академической задолженности
(при наличии).
3. Ведение личных дел обучающихся в период обучения
3.1. Ответственность за ведение личных дел студентов возлагается на кураторов
групп, деканов факультетов.
Версия 4.0

Стр. 5 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

3.2. Куратором группы каждому личному делу обучающегося присваивается
порядковый номер в соответствии с Алфавитной книгой записи обучающихся в колледже.
Данный порядковый номер равен номеру студенческого билета и зачетной книжки
обучающегося.
Также куратором группы в каждое личное дело студента вносится «личная карточка
студента», которая содержит следующие сведения о студенте: приказ о зачислении,
приказы о переводе на следующие курсы, приказ об окончании обучения, приказы о
движении студента, сведения о курсовой и дипломной работах, оценки успеваемости
студента, часы пропущенных занятий, сведения об общественной работе студента, данные
о взысканиях и поощрениях. Все записи вносятся куратором.
3.3. При переводе студента внутри колледжа с одной профессиональной
образовательной программы/формы обучения на другую, смене фамилии и/или других
изменениях в личное дело приобщается личное заявление, копия приказа. Студенту
сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления,
заверенные подписью декана факультета и печатью колледжа.
3.4. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела,
сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление о восстановлении
на имя директора, на личном деле делается отметка о соответствующем приказе. Студенту
выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.
3.5. В период обучения в личные дела обучающихся вносятся следующие
документы:

копия полиса обязательного медицинского страхования (при наличии);

копия ИНН (при наличии);

выписки из приказов или копии приказов по данному обучающемуся о
предоставлении академического отпуска, продлении и переносе сроков сессии, переводе,
отчислении, поощрении, применении мер дисциплинарного взыскания, смене фамилии и
другие (при наличии);

личные заявления обучающегося, справки, анкеты, характеристики и другие
документы (при наличии);

копии дипломов, почетных грамот, благодарственных писем (при наличии);

документы, характеризующие изменение условий обучения (при наличии);

копии протоколов о сдаче профессионального модуля (по каждому модулю);

аттестационные листы о прохождении практики (по каждому виду практики);

документы по иным вопросам, связанным с обучением.
3.6. В личное дело отчисляемых обучающихся вносятся:

заявление (если обучающийся отчисляется по собственному желанию);

выписка из приказа/копия приказа об отчислении;

студенческий билет;

зачетная книжка;

копия справки об обучении (при отчислении до завершения обучения) (в
случае выдачи);

копия документа об образовании с приложением (для выпускников);

копия документа об образовании, представленного обучающимся на момент
зачисления;
Версия 4.0

Стр. 6 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»


обходной лист.
3.7. При закрытии личного дела обучающегося куратором составляется внутренняя
опись, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их датах,
заголовках.
3.8. Не реже одного раза в год, деканом факультета, проводится плановая проверка
наличия личных дел, находящихся на текущем хранении. Выявленные в ходе проверки
недостатки подлежат устранению лицами, ответственными за ведение личных дел.
4. Хранение личных дел обучающихся
4.1. Условия хранения личных дел обучающихся должны обеспечивать сохранность
личных дел и исключать их повреждение или утрату.
4.2. Личные дела обучающихся с момента зачисления и в период обучения хранятся
в деканате факультета, размещаются в специально оборудованных шкафах в вертикальном
положении по группам и курсам в алфавитном порядке.
4.3. Подлинники документов об образовании хранятся в сейфах учебного отдела в
алфавитном порядке.
4.4. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют: куратор
группы, декан факультета, учебный отдел, директор колледжа.
4.5. Личные дела студентов, отчисленных из колледжа (раньше установленного
срока) хранятся 1 год в деканате, а затем передаются лаборантом факультета по акту
приема-передачи на хранение в архив колледжа. Срок хранения личных дел обучающихся
составляет 75 лет с момента окончания обучения/отчисления из ГБПОУ БРПК.
4.6. В случае утраты (порчи) личного дела обучающегося ответственным
работником составляется акт об утере (порче) личного дела и формируется новое личное
дело. Акт, подписанный деканом факультета, подшивается во вновь сформированное
личное дело обучающегося.

Версия 4.0

Стр. 7 из 10

СМК-П-2.407-2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

Лист согласования

Согласовано:

Версия 4.0

Должность
Замдиректора по УПР

Подпись
JrrL/

Ф.И.О.
Жалсанова Ю.Д.

Дата

Декан ФДНО

Арсаланова А.З.

Декан ФКиС

Жалсанова Л.Д.

к.

Декан МХФ

Цырендоржиев А.В.

о /с . а

Декан ФБЯиНК

Лхасаранова Б.Б.

Декан 30

Бочеев А.И.

О /С &S

Стр. 8 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

Лист регистрации изменений
№
изме
не
ния

Замененных

Версия 4.0

Номера листов
Новых Аннулиро
ванных

Основание
для внесения
изменений

Подпись

Расшифровка
подписи

Дата

Дата
введения
изменений

Стр. 9 из 10

СМК – П – 2.4 –
07 – 2023 (02.01)

Министерство образования и науки Республики Бурятия
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский республиканский педагогический колледж»
Система менеджмента качества
Положение
О порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
ГБПОУ «Бурятский республиканский педагогический колледж»

Лист рассылки
Номер
экземпляра

Должность

Документ получил
И.О Фамилия
Подпись

Дата

Электронная
СМК
копия
Рассылку произвел:
_____________________ _____________________/ ______________________
Должность

Подпись

И.О.Фамилия

«_________» ____________ 20 _____г.

Версия 4.0

Стр. 10 из 10